KI-Dokumentation für Psychotherapeuten: 6 DSGVO-konforme Lösungen | Noa Notes

Die Sitzungsdokumentation nach einem vollen Therapietag kostet Stunden. Und bei hochsensiblen Patientendaten birgt die falsche Lösung Risiken, die weit über die DSGVO hinausgehen: Schweigepflicht, Berufsrecht, Datensicherheit. Dieser Vergleich bewertet sechs DSGVO-konforme Lösungen anhand eines konkreten Prüfrahmens. Darunter Noa Notes, entwickelt von Jameda, ISO-27001-zertifiziert und auf deutschen Servern in Frankfurt gehostet.

Das Thema kurz und kompakt

• Doppelte Gesetzeskonformität: Psychotherapeutische Dokumentation unterliegt sowohl DSGVO Art. 9 (besondere Kategorien personenbezogener Daten) als auch § 203 StGB (Berufsgeheimnis). Beide Ebenen müssen im Auftragsverarbeitungsvertrag separat adressiert werden.
• Entscheidende Prüfkriterien: Serverstandort (EU/DE), Schweigepflicht-Klausel im AVV, Zertifizierungen wie ISO 27001 oder BSI C5 und der nachweisliche Ausschluss von Patientendaten beim Modelltraining bestimmen, ob sich eine Lösung eignet.
• Noa Notes als integrierte Lösung: DSGVO-konforme Datenverarbeitung auf deutschen Servern in Frankfurt, Integration in 28–29 Praxisverwaltungssysteme über drei Anbindungsstufen und ein sektionsspezifisches Vorlagensystem für strukturierte Sitzungsdokumentation ohne Nachbearbeitung.

Warum DSGVO-Konformität allein für die Psychotherapie nicht ausreicht

Auf den ersten Blick scheint die Sache klar: Wer eine DSGVO-konforme Lösung nutzt, ist rechtlich auf der sicheren Seite. In der psychotherapeutischen Praxis greift diese Annahme jedoch zu kurz. Denn hier geht es nicht nur um Datenschutz im technischen Sinne, sondern um besonders schützenswerte Vertrauensverhältnisse zwischen Therapeut und Patient.

Doppelte Gesetzeskonformität: § 203 StGB und DSGVO als parallele Anforderungen

Als Psychotherapeut unterliegen Sie bei der Nutzung einer Dokumentationslösung mit Spracherfassung doppelten Gesetzes-Anforderungen:

1. Art. 9 DSGVO schützt Gesundheitsdaten als besondere Kategorie personenbezogener Daten.
2. § 203 StGB verpflichtet zur Wahrung des Berufsgeheimnisses und schützt darüber hinaus auch Informationen, die nicht als personenbezogene Daten im engeren Sinne gelten.

Diese parallelen Anforderungen stellen insbesondere bei KI-gestützter Dokumentation eine Herausforderung dar. Denn sobald externe Systeme zur Verarbeitung von Sprach- oder Patientendaten eingesetzt werden, muss sichergestellt sein, dass die Datenschutzvorgaben der DSGVO eingehalten werden.

BSI C5 und ISO 27001: Welche Zertifizierung wann entscheidend ist

ISO 27001 ist ein internationaler Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme. Er belegt, dass ein Anbieter ein funktionierendes Sicherheitsmanagement betreibt. BSI C5 geht einen Schritt weiter: Dieser deutsche Kriterienkatalog des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik prüft zusätzlich cloud-spezifische Risiken und wird zunehmend von der KBV für Cloud-Dienste im Gesundheitswesen gefordert.

Für Ihre Anbieterauswahl bedeutet das: ISO 27001 ist ein belastbares Mindestkriterium, BSI C5 ein Qualitätsmerkmal mit wachsender regulatorischer Bedeutung. Noa Notes ist ISO-27001-zertifiziert, wodurch die Anforderungen der C5-Gleichwertigkeit erfüllt werden und somit für den Einsatz in der Psychotherapie geeignet.

Patienteneinwilligung vor der ersten Sitzung

Bevor Sie eine Dokumentationslösung mit Spracherfassung einsetzen, benötigen Sie die Einwilligung Ihrer Patienten. Diese muss vor der ersten Erfassung eingeholt werden, nicht nachträglich. Entscheidend sind dabei die folgenden drei Punkte:

• Zeitpunkt: Vor Sitzungsbeginn, nicht während oder nach der Therapiesitzung
• Aufklärungsumfang: Zweck der Datenverarbeitung, Speicherdauer und Löschung transparent erläutern
• Formerfordernis: Schriftliche Einwilligung wird empfohlen, auch wenn laut KBV eine mündliche Zustimmung ausreichen kann

Die 6 besten DSGVO-konformen Lösungen für die psychotherapeutische Dokumentation im Vergleich

Die folgenden sechs Lösungen werden anhand der zuvor definierten Prüfkriterien bewertet:

• Serverstandort innerhalb der EU, idealerweise in Deutschland
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller Daten bei Übertragung und Speicherung
• Dokumentiertes Löschkonzept nach Verarbeitung der Audiodaten
• Kein Einsatz von Patientendaten zum Training von Sprachmodellen
• Zertifizierung des Anbieters nach BSI-C5 oder ISO-27001
• Bereitstellung einer Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA)
• Doppelte Gesetzeskonformität: explizite Berücksichtigung von § 203 StGB und DSGVO im AVV

Noa Notes

Noa Notes wurde von Jameda entwickelt, einem Unternehmen der internationalen DocPlanner-Gruppe. Die Lösung ist ISO-27001-zertifiziert, und die Datenverarbeitung erfolgt auf deutschen Servern in Frankfurt. Patientendaten werden ausdrücklich nicht für das Training der Sprachmodelle verwendet.

Das zentrale Differenzierungsmerkmal ist die breiteste PVS-Integration am deutschen Markt: 28–29 Systeme über drei Anbindungsstufen. Das sektionsspezifische Vorlagensystem erlaubt die individuelle Konfiguration jedes Dokumentationsabschnitts – Anamnese, Befund, Diagnose, Therapieplan –, anpassbar für unterschiedliche Therapieverfahren und Sitzungstypen. Über 2.000 Ärzte nutzen Noa Notes bereits.

Zu beachten: Die volle C5-Zertifizierung befindet sich noch im Prozess. Aktuell wird die C5-Gleichwertigkeit über die ISO-27001-Zertifizierung erreicht.

VIA HealthTech

VIA HealthTech wurde von Lion Langer und Manuel Gremblewski gegründet und ist auf die psychotherapeutische Dokumentation spezialisiert. Der Anbieter hat eine BSI-C5-Zertifizierung, ergänzt durch ISO 27001. Die Null-Speicher-Architektur sorgt dafür, dass sämtliche Patientendaten bis Tagesende vollständig gelöscht werden. Kein KI-Training mit Ihren Daten.

Die Software erkennt fachliche Inhalte wie SORK-Analysen und Stimmungsverläufe. Zitationsmarken in den Sitzungsnotizen verlinken direkt auf die zugehörigen Transkript-Passagen.

Schwachpunkt: Die PVS-Integration beschränkt sich auf Export per Editor und Ein-Klick-Export, eine tiefe Anbindung über deutsche Schnittstellen wie GDT oder VDDS ist nicht dokumentiert.

Psynex

Psynex richtet sich gezielt an Psychotherapeuten. Die Lösung liefert automatische ICD-10-Diagnosevorschläge, bewertet Symptome auf klinischen Skalen und erkennt Suizidalitätsindikatoren. Jede Einschätzung wird mit Zitaten aus den Sitzungsprotokollen belegt. Die Datenverarbeitung erfolgt auf deutschen Servern mit AES-256-Verschlüsselung, ergänzt durch ein BAA mit OpenAI. Die browserbasierte Anwendung bietet OCR-Handschrifterkennung und einen kontextbezogenen Chat.

Schwachpunkte: Das Preismodell ist kontingentbasiert (Transkriptions-Minuten und AI-Tokens). Bei hohem Sitzungsvolumen kann das teurer werden als Flatrate-Modelle. Über eine PVS-Integration gibt es auf der Website des Anbieters keine Informationen.

LumaNote

LumaNote positioniert sich als Assistenzsystem, das gesprochene oder geschriebene Notizen in strukturierte Verlaufsdokumentationen überführt. Die Server befinden sich in der EU bei STRATO und IONOS. Der Fokus liegt auf einfacher Bedienbarkeit im Therapiealltag. DSGVO-konform, C5-zertifiziert.

Schwachpunkte: Informationen zur ISO-27001-Zertifizierung sowie zur PVS-Integration gibt es auf der Website des Anbieters keine. Prüfen Sie vor einer Entscheidung, ob Sicherheitsstandards erfüllt und eine Integration möglich ist.

PlaynVoice

PlaynVoice kommt aus dem Schweizer und EU-Markt und spezialisiert sich auf Psychotherapie und Psychiatrie. Die Lösung betont Datenschutzkonformität im deutschsprachigen Raum.

Schwachpunkte: Zu C5-Zertifizierung, PVS-Integrationen und der Preisstruktur für den deutschen Markt gibt es nur wenige frei zugängliche Informationen. Fragen Sie die Prüfkriterien aus dem Bewertungsrahmen dieses Artikels direkt beim Anbieter ab, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

DokuDachs und BerichtBiber

DokuDachs und BerichtBiber sind keine umfassenden Dokumentationsplattformen, sondern fokussierte Einzelwerkzeuge für spezifische Aufgaben im Dokumentationsprozess. DokuDachs erstellt Verlaufsnotizen aus Sitzungserfassungen, BerichtBiber generiert PTV3-Berichte an den Gutachter. Beide setzen auf Zero-Knowledge-Verschlüsselung als Datenschutzmerkmal.

Dieser spezialisierte Ansatz kann sinnvoll sein, wenn Sie gezielt einzelne Dokumentationsaufgaben entlasten möchten. Beide Lösungen lassen sich ergänzend zu einem umfassenderen Dokumentationssystem einsetzen.

Schwachpunkte: Informationen zu den Zertifizierungen sowie zur PVS-Integration liegen nicht vor.

Strukturierte Dokumentation ohne Nachbearbeitung: Wie Noa Notes die Anforderungen der Psychotherapie abdeckt

Das sektion-spezifische Vorlagensystem von Noa Notes ermöglicht eine Dokumentation, die exakt auf psychotherapeutische Abläufe zugeschnitten ist. Jeder Dokumentationsabschnitt – Anamnese, psychischer Befund, Diagnose, Interventionen, Therapieplan – wird individuell auf den jeweiligen Dokumentationsabschnitt abgestimmt.

Sie können Vorlagen für unterschiedliche Therapieverfahren (VT, TP, AP) und Sitzungstypen (Erstgespräch, Verlaufssitzung, Abschlusssitzung) anlegen. Das System filtert Smalltalk automatisch heraus und konzentriert sich auf klinisch relevante Inhalte. Über die Vorlagenbeschreibung steuern Sie den Formulierungsstil: von phänomenologisch nah am Wortlaut bis abstrakt in psychiatrischen Fachtermini.

Der häufigste Unterbrechungspunkt im Dokumentationsprozess entsteht zwischen Dokumentationssystem und Praxisverwaltung. Nicht mit Noa Notes. Hier haben Sie 3 verschiedene Optionen:

• Connect 1.0: Manuelle Übertragung per Kopieren und Einfügen, kompatibel mit 28–29 Praxisverwaltungssystemen
• Connect 2.0: Automatische Übertragung in ein Freitextfeld in der Patientenakte, kompatibel mit ca. 20 Praxisverwaltungssystemen
• Connect 3.0: Automatische Befüllung der Patientenakte – jede Sektion landet im korrekten Feld, kompatibel mit ca. 10 Praxisverwaltungssystemen

75 % weniger Dokumentationszeit mit Noa Notes

Der entscheidende Unterschied zwischen den vorgestellten Lösungen liegt nicht im Funktionsumfang, sondern in der nachweisbaren Kombination aus Datenschutzkonformität, Praxisintegration und Dokumentationsqualität.

Ärztinnen, Ärzte und Therapeutinnen und Therapeuten verbringen täglich bis zu 2 Stunden mit Dokumentation. Statt nach der Sitzung zu dokumentieren, erfolgt mit Noa Notes alles direkt im Gespräch. So reduzieren Sie den Zeitaufwand auf ein Minimum:

• Mit Noa Notes sparen Sie täglich bis zu 75 % der Dokumentationszeit ein.
• Mit Echtzeit-Transkription, sektionsspezifischen Vorlagen und direkter PVS-Integration gewinnen Sie täglich bis zu 88 Minuten zurück.
• Bereits über 2.000 Ärztinnen und Ärzte nutzen Noa Notes.

Buchen Sie eine kostenlose Demo und erleben Sie Noa Notes live mit Ihren eigenen Patientenfällen. 15 Minuten, unverbindlich – und Sie sehen sofort, wie viel Zeit Sie zurückgewinnen können.

FAQ

Brauche ich eine Einwilligung meiner Patienten, bevor ich eine Dokumentationslösung mit Spracherfassung einsetze?

Ja. Art. 9 DSGVO und die berufsrechtliche Schweigepflicht erfordern eine explizite Einwilligung vor der ersten Erfassung. Die schriftliche Form wird empfohlen, auch wenn laut KBV eine mündliche Zustimmung ausreichen kann. Einige Anbieter stellen Mustervorlagen bereit, die Sie direkt in Ihre bestehende Datenschutzerklärung integrieren können.

Werden Patientendaten zum Training der Sprachmodelle verwendet?

Das hängt vom Anbieter ab. Prüfen Sie in den Datenschutzunterlagen, ob ein expliziter Ausschluss dokumentiert ist. Achten Sie dabei auf den AVV und etwaige BAAs mit Drittanbietern wie OpenAI. Noa Notes verwendet Patientendaten ausdrücklich nicht für das Training der Sprachmodelle – Ihre Sitzungsinhalte bleiben geschützt.

Lässt sich eine Dokumentationslösung in mein bestehendes Praxisverwaltungssystem integrieren?

Die Integrationsstufen variieren am deutschen Markt erheblich – von manueller Übertragung über die Schnittstelle Ihres PVS bis zur automatischen Befüllung der Patientenakte. Prüfen Sie vor der Entscheidung die PVS-Kompatibilität Ihres Systems, da nicht alle Anbieter deutsche Schnittstellen unterstützen.

Erkennen die Lösungen verschiedene Therapieverfahren wie Verhaltenstherapie, tiefenpsychologisch fundierte Psychotherapie oder analytische Psychotherapie?

Die Unterstützung unterschiedlicher Therapieverfahren ist ein wesentliches Auswahlkriterium. Ein VT-Bericht stellt andere Anforderungen an Struktur und Inhalte als ein TP-Bericht – nicht alle Lösungen bilden diese Differenzierung ab. Prüfen Sie, ob der Anbieter verfahrensspezifische Vorlagen bereitstellt oder ob Sie eigene Vorlagen konfigurieren können.