Neue Abrechnungsanforderungen umsetzen: Vorlagen-System für Ärzte

Quartalswechsel: Die Aktualisierung Ihres Praxisverwaltungssystems ist eingespielt, die Gebührenordnungspositionen im Hintergrund aktualisiert. Doch sind Ihre Dokumentationsvorlagen auf dem aktuellen Stand der Abrechnungsvorgaben? Wenn sich Gebührenordnungspositionen oder Dokumentationspflichten ändern, müssen Praxen ihre internen Vorlagen manuell anpassen, sonst fehlen abrechnungsrelevante Parameter und Honorarverluste werden erst bei der Plausibilitätsprüfung sichtbar. Mit den sektionsspezifischen Vorlagen von Noa Notes passen Sie Ihre Vorlagen einmal an neue Vorgaben an. Danach dokumentiert Noa Notes automatisch – so gewinnen Sie täglich etwa 88 Minuten Zeit.

Das Thema kurz und kompakt

• PVS-Update aktualisiert nicht alles: Das Quartals-Update Ihres Praxisverwaltungssystems aktualisiert die Abrechnungsziffern im Hintergrund – Ihre eigenen Dokumentationsvorlagen bleiben unverändert. Die müssen Sie selbst anpassen.
• Ziffer und Dokumentation gehören zusammen: Jede Vorlage sollte gleichzeitig festlegen, welche Abrechnungsziffer gilt und welche Angaben dokumentiert sein müssen. Fehlt eines von beidem, scheitert die Plausibilitätsprüfung.
• Vier parallele Änderungen 2025 und 2026: Vorhaltepauschale, ePA-Sanktionen, Hybrid-DRG-Erweiterung und ICD-10-GM 2026 sind zeitgleich in Kraft getreten – und alle vier betreffen Ihre Vorlagen.
• Noa Notes als Brücke: Sektionsspezifische Vorlagen verbinden Patientengespräch und Abrechnung automatisch – Sie dokumentieren vollständig und sparen täglich Zeit.

Warum das PVS-Update Ihre Vorlagen nicht aktualisiert

Das Quartals-Update des Praxisverwaltungssystems pflegt die offiziellen Abrechnungsziffern im Hintergrund. Ihre eigenen Dokumentationsvorlagen – also die Textbausteine für Anamnese, Befund oder Therapie – bleiben dabei unverändert. Warum? Die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) zertifiziert Praxisverwaltungssysteme nur für ihre technischen Pflichtfunktionen: Datenübermittlung, Schnittstellen und automatische Plausibilitätsprüfungen. Was Sie in Ihren eigenen Vorlagen hinterlegen, liegt außerhalb dieses Prüfrahmens – und damit in Ihrer Verantwortung.

Die Folgen: Vergessene Leistungen summieren sich quartalsweise. Veraltete Ziffern können Leistungen auslösen, die so nicht erbracht wurden. Und die Wahrscheinlichkeit einer sachlich-rechnerischen Berichtigung steigt.

Mit Noa Notes passen Sie Ihre Vorlagen einmal an neue Anforderungen an – danach erfasst das System automatisch nach dem aktuellen Schema, ohne dass Sie bei jedem Quartalswechsel manuell nacharbeiten müssen.

Wenn Abrechnungsanforderungen sich ändern: Was das für Ihre Praxis bedeutet

Regelmäßig ändern sich mehrere Abrechnungsanforderungen parallel – wie 2025/2026, als vier regulatorische Auslöser die deutschen Praxen zeitgleich trafen:

Vorhaltepauschale 03040: Zehn Kriterien strukturiert erfassen

Die GOP 03040 wurde zum Jahreswechsel 2025/2026 von 138 auf 128 Punkte abgesenkt. Die Kassenärztliche Vereinigung setzt die Pauschale weiterhin automatisch, ergänzt sie aber jetzt um Zuschläge: GOP 03041 (10 Punkte) oder GOP 03042 (30 Punkte) – je nachdem, wie viele der zehn Kriterien eine Praxis nachweisbar erfüllt. Diese Kriterien betreffen Versorgungsumfang, Erreichbarkeit und qualitative Anforderungen. Praxen müssen sie dokumentarisch belegen können:

1. Mindestfallzahl pro Quartal
2. Anteil hausärztlicher Versorgungsfälle am Gesamtfallaufkommen
3. Offene Sprechstundenzeiten ohne Terminvereinbarung
4. Erweiterte Sprechzeiten am Abend oder am Wochenende
5. Teilnahme am organisierten Notdienst
6. Hausbesuchstätigkeit in nachweisbarem Umfang
7. Versorgung pflegebedürftiger oder geriatrischer Patientinnen und Patienten
8. Teilnahme an strukturierten Behandlungsprogrammen (DMP)
9. Nachweis kontinuierlicher Fortbildung
10. Anbindung an die Telematikinfrastruktur mit aktiver Nutzung der Fachanwendungen

ePA-Pflicht und Honorarabzug seit Januar 2026

Seit Januar 2026 greifen die Sanktionen bei fehlender Nutzung der elektronischen Patientenakte: 1 % Honorarkürzung auf das Gesamthonorar und eine halbierte TI-Pauschale. Die ePA setzt einen funktionierenden Konnektor, SMC-B und eHBA voraus.

Praxen sollten die ePA-Nutzung in ihrer Dokumentation nachvollziehbar festhalten – etwa durch Vermerk der übertragenen Inhalte und des Zeitpunkts. So entsteht ein Nachweis der Nutzung, falls die Kassenärztliche Vereinigung dies prüft.

Hybrid-DRG und ICD-10-GM 2026 in Vorlagen verankern

Mit der Erweiterung auf 69 Hybrid-DRG-Kategorien (ambulante Krankenhausbehandlungen mit bis zu zwei Belegungstagen) Ende 2025 rücken weitere ambulant-stationäre Eingriffe in den Fokus operativ tätiger Fachärzte. Maßgeblich für die Abrechnung bleibt die maximale Verweildauer von zwei Belegungstagen – dieses Feld sollte in der Vorlage als Pflichtfeld hinterlegt sein.

Die ICD-10-GM 2026 brachte eine Erleichterung: Diagnoseschlüssel bleiben bis einschließlich 2028 gültig, eine jährliche Umstellung entfällt. Empfehlung: Diagnose-Vorlagen jetzt einmalig auf ICD-10-GM 2026 ausrichten und über den kompletten Planungszeitraum stabil halten.

Alle vier Anforderungen mit einem System umsetzen

Die einmalige Anpassung Ihrer Vorlagen lässt sich nicht vermeiden. Was Noa Notes ändert, ist der Alltag danach: Statt bei jedem Patienten manuell zu prüfen, ob alle Pflichtfelder der neuen GOP erfasst sind, dokumentiert das System automatisch nach dem von Ihnen konfigurierten Schema. Das spart täglich bis zu 88 Minuten – unabhängig davon, wie oft sich Abrechnungsanforderungen ändern.

Wie eine geprüfte Vorlage aufgebaut ist

Eine gute Vorlage macht zwei Dinge gleichzeitig: Sie legt fest, welche Abrechnungsziffer gilt – und welche Angaben dokumentiert sein müssen, damit diese Ziffer bei einer Prüfung standhält. Beides gehört zusammen.

Die rechtliche Grundlage dafür ist § 630f BGB: Er verlangt die zeitnahe Aufzeichnung wesentlicher Maßnahmen. In der Praxis heißt das zum Beispiel: Beratungsleistungen mit konkreter Zeitangabe dokumentieren – „Beratung 13 min" statt „ausführlich". So bleibt die Dokumentation belastbar und die Abrechnungsziffer nachvollziehbar.

Sachlich-rechnerische Berichtigung: Was bei einer Prüfung konkret gestrichen wird

Bei einer sachlich-rechnerischen Berichtigung prüft die Kassenärztliche Vereinigung, ob die dokumentierten Angaben die abgerechnete Ziffer tatsächlich stützen. Gestrichen wird typischerweise, wenn eine Pflichtangabe fehlt oder zu unspezifisch ist – etwa eine Beratungsziffer ohne konkrete Zeitangabe oder ein Zuschlag nach GOP 03041/03042 ohne dokumentierten Nachweis des erfüllten Kriteriums. Die Angabe, die die Ziffer im Zweifel gehalten hätte, ist in der Regel die gleiche, die auch § 630f BGB verlangt: eine zeitnahe, konkrete Aufzeichnung der erbrachten Leistung statt einer pauschalen Formulierung. Vollständige und zeitnahe Dokumentation ist dabei besonders wichtig – sie ist der wirksamste Schutz gegen eine Streichung im Nachhinein.

Vorlagen Schritt für Schritt anpassen

1. KBV-Quartalsüberblick lesen und relevante Beschlüsse des Bewertungsausschusses markieren.
2. Betroffene Vorlagen identifizieren, in denen geänderte Gebührenordnungspositionen oder Dokumentationspflichten greifen.
3. Ziffernkette und Dokumentationsminimum anpassen, sodass jede neue GOP mit ihrer Pflichtangabe verknüpft ist.
4. Vier-Augen-Prinzip etablieren: Kollegin oder Abrechnungspersonal prüfen die überarbeitete Vorlage gegen den aktuellen EBM-Stand.
5. MFA-Team in einer kurzen Teamrunde auf die geänderte Dokumentationssprache und die neuen Pflichtfelder einweisen.

Quartalsweiser Review als Routine

Ein fester Pflegerhythmus stabilisiert die Vorlagenarbeit: mindestens quartalsweise vor dem Stichtag, zusätzlich anlassbezogen bei KBV-Mitteilungen. Die Verantwortlichkeit sollte klar verteilt sein – der Arzt entscheidet über die fachliche Logik, das Abrechnungspersonal pflegt die Ziffernketten und prüft auf Konsistenz.

Welche KI-Software unterstützt abrechnungssichere Dokumentation?

Wer nach einer KI-Lösung für abrechnungssichere Arztbriefe sucht, sollte vier Kriterien prüfen, bevor Marketingversprechen den Ausschlag geben.

Vier Auswahlkriterien für abrechnungssichere KI-Dokumentation

1. Pflichtfeld-Logik in der Vorlage: Legt die Software für jede Abrechnungsziffer fest, welche Angaben verpflichtend dokumentiert werden müssen – oder bleibt das Ihrer manuellen Kontrolle überlassen? Ohne diese Verknüpfung fehlen abrechnungsrelevante Parameter oft unbemerkt.
2. Zeitangaben bei Beratungsziffern: Erfasst das System konkrete Zeitangaben statt pauschaler Formulierungen? „Beratung 13 min" hält einer Prüfung stand, „ausführliche Beratung" nicht.
3. Audit-Fähigkeit: Lässt sich im Nachhinein nachvollziehen, wann welche Angabe erfasst und von wem freigegeben wurde? Das ist bei einer Wirtschaftlichkeitsprüfung oder sachlich-rechnerischen Berichtigung entscheidend.
4. PVS-Rückschreibung: Wie tief reicht die Übertragung ins Praxisverwaltungssystem – manuelles Kopieren, 1-Klick-Übertragung eines Textblocks oder direkte Zuordnung zu einzelnen PVS-Feldern?

Wo Noa Notes in dieses Raster passt

Noa Notes schlägt keine Abrechnungsziffern vor. Die Ziffer wählen weiterhin Sie oder Ihr Abrechnungspersonal. Was Noa Notes übernimmt: Es dokumentiert strukturiert nach der GOP-konformen Vorlage, die Sie einmal konfigurieren – inklusive der Pflichtfelder und Zeitangaben, die diese Ziffer im Ernstfall stützen. Jeder Dokumentationsentwurf wird von Ihnen geprüft und freigegeben, bevor er in die Patientenakte übernommen wird. Über die drei Connect-Integrationsstufen reicht die PVS-Rückschreibung von der manuellen Übertragung bis zur direkten Zuordnung jeder Sektion zum passenden PVS-Feld.

Noa Notes als Brücke zwischen Gespräch und Abrechnung

Noa Notes ist der Dokumentationsassistent von Jameda. Er verbindet Echtzeit-Transkription mit einem sektionsspezifischen Vorlagensystem. Anamnese, Befund, Diagnose und Therapieplan entstehen strukturiert während des Gesprächs – nach der Logik, die Sie in Ihrer Vorlage einmal definiert haben. So bleibt die Dokumentation über jeden Quartalswechsel hinaus konsistent.

Dr. Johann Arens, Allgemeinmediziner in einem MVZ mit rund 10.000 Patientenkontakten pro Quartal, nutzt Noa Notes zum Beispiel täglich: „Die KI liefert Vollständigkeit der Daten – gerade bei der Abrechnung ist das entscheidend. Ich habe einen Echtzeit-Überblick auf Gesundheitsverlauf und Abrechnungsdaten, ohne abends nacharbeiten zu müssen."

Mit Noa Notes Abrechnungssicherheit ab dem nächsten Quartal

Jede Woche ohne angepasste Vorlagen erhöht das Risiko, dass GOP-Vorgaben in Ihrer Fachrichtung nicht sauber abgebildet sind und Abrechnungsziffern unbemerkt verloren gehen. Mit Noa Notes legen Sie eine geprüfte Vorlagenstruktur an, die Anamnese, Befund, Diagnose und Therapie pro Behandlungsanlass abdeckt.

Noa Notes liefert sektionsspezifische Vorlagen pro Behandlungsanlass. Die Struktur bleibt über jeden Quartalswechsel hinaus konsistent und ist kompatibel mit den relevantesten deutschen Praxisverwaltungssystemen.

Drei Integrationsstufen geben Ihnen die Wahl, wie tief die Übertragung ins PVS reicht:

• Connect 1.0: manuelle Übertragung des fertigen Textblocks in das Freitextfeld Ihres PVS.
• Connect 2.0: 1-Klick-Übertragung des gesamten Textblocks über GDT-Schnittstelle.
• Connect 3.0: 1-Klick-Befüllung der Karteikarte mit Zuordnung jeder Sektion zum passenden PVS-Feld.

Sparen Sie sich die manuelle Nacharbeit: Buchen Sie jetzt eine Demo und sehen Sie, wie Noa Notes Ihre Vorlagen mit jeder Abrechnungsänderung Schritt hält.

FAQ

Was ist der Unterschied zwischen Dokumentationsvorlagen und PVS-Vorlagen?

Dokumentationsvorlagen sind praxisinterne Textbausteine, die festlegen, wie Sie Anamnese, Befund, Diagnose und Therapie strukturiert erfassen. Das Praxisverwaltungssystem (PVS) stellt technische Eingabefelder bereit, dokumentiert aber nicht automatisch nach medizinischen Anforderungen. Wenn sich Abrechnungsvorgaben ändern, müssen Sie Ihre Vorlagen manuell anpassen – das PVS-Update allein reicht nicht aus. Mit Noa Notes erstellen Sie sektionsspezifische Vorlagen, die während des Patientengesprächs automatisch alle abrechnungsrelevanten Parameter erfassen.

Welche KI-Software erstellt abrechnungssichere Arztbriefe?

Abrechnungssicher ist eine KI-Software dann, wenn sie strukturierte Vorlagen mit Pflichtfeld-Logik pro Abrechnungsziffer verbindet – inklusive Zeitangaben bei Beratungsziffern und einer nachvollziehbaren Historie für den Prüfungsfall. Noa Notes erfüllt das über sektionsspezifische Vorlagen: Sie legen einmal fest, welche Angaben eine Ziffer stützen müssen, Noa Notes erfasst sie danach strukturiert während des Patientengesprächs. Die Ziffer selbst wählen Sie, die abschließende Prüfung und Freigabe liegt ebenfalls bei Ihnen.

Wie oft sollte ich meine Abrechnungsvorlagen überprüfen?

Empfohlen ist eine Überprüfung quartalsweise vor Beginn des neuen Abrechnungszeitraums. Zusätzlich anlassbezogen bei KBV-Mitteilungen, Beschlüssen des Bewertungsausschusses oder einer Aktualisierung Ihres Praxisverwaltungssystems. So bleiben Ziffernketten und Dokumentationsminimum konsistent mit dem aktuellen EBM-Stand.

Kann Noa Notes meine Vorlagen automatisch an neue GOP-Vorgaben anpassen?

Noa Notes aktualisiert Vorlagen nicht automatisch, wenn sich Abrechnungsanforderungen ändern. Sie passen Ihre Vorlagen einmal manuell an die neuen Vorgaben an – beispielsweise wenn eine GOP neue Pflichtfelder erfordert. Danach dokumentiert Noa Notes automatisch nach diesem aktualisierten Schema während des Patientengesprächs. Der Vorteil: Sie müssen nicht bei jeder Konsultation manuell prüfen, ob alle Parameter vollständig sind – Noa Notes erfasst sie strukturiert über die sektion-spezifischen Prompts.

Welche KI-Software hilft bei GOÄ- und EBM-Dokumentation in Deutschland?

Relevant ist eine Lösung, die sowohl GOÄ- als auch EBM-Vorgaben in ihren Vorlagen abbildet und diese bei Änderungen der Gebührenordnungspositionen anpassbar hält. Noa Notes bietet sektionsspezifische Vorlagen für Anamnese, Befund, Diagnose und Therapieplan, die Sie einmal an neue GOP- oder GOÄ-Vorgaben anpassen – danach dokumentiert das System automatisch nach diesem Schema, kompatibel mit den relevantesten deutschen Praxisverwaltungssystemen.

Was bedeutet Regressforderung im Zusammenhang mit KI-Dokumentation?

Eine Regressforderung entsteht, wenn eine Kassenärztliche Vereinigung im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsprüfung oder sachlich-rechnerischen Berichtigung feststellt, dass eine abgerechnete Leistung nicht ausreichend dokumentiert war. KI-Dokumentation senkt dieses Risiko, wenn sie Pflichtfelder pro Ziffer strukturiert und konkrete Zeitangaben statt pauschaler Formulierungen erfasst. Noa Notes legt diese Struktur einmalig in der Vorlage an; die inhaltliche Prüfung und Freigabe jedes Dokumentationsentwurfs bleibt bei Ihnen.