KI-Dokumentation CGM MEDISTAR: 75 % weniger Aufwand

Rund 90 % aller niedergelassenen Ärztinnen und Ärzte fühlen sich durch administrative Aufgaben überlastet – und ein erheblicher Anteil dieser Last entfällt auf die medizinische Dokumentation. Wer CGM MEDISTAR als Praxisverwaltungssystem nutzt, kennt die Herausforderung: Textbausteine mit begrenzter Zeichenzahl, fehlende Multitasking-Fähigkeit und Dokumentation, die sich bis nach Feierabend zieht. Gleichzeitig wächst der Wunsch, diese Zeit zurückzugewinnen – für Patientinnen und Patienten, für medizinische Qualität, für den eigenen Feierabend. Genau hier setzt Noa Notes an: ein Dokumentationsassistent, der das Patientengespräch in Echtzeit transkribiert und die Ergebnisse strukturiert für die Übernahme in CGM MEDISTAR bereitstellt. Dieser Artikel zeigt, wie die Integration konkret funktioniert, welche Zeitersparnis realistisch ist und worauf Sie beim Datenschutz achten sollten.

Das Thema kurz und kompakt

• Dokumentationslast in Zahlen: Niedergelassene Ärztinnen und Ärzte verbringen durchschnittlich 93–120 Minuten pro Tag mit Dokumentation. Bei Internistinnen und Internisten können es bis zu 120 Minuten täglich sein – Zeit, die der Patientenversorgung fehlt.

• Die Feierabend-Falle: Wer tagsüber nicht dokumentiert, sitzt abends in der Praxis. Laut einer Erhebung der Fachhochschule des Mittelstands entfallen auf jede Praxis im Schnitt 61 Bürokratietage pro Jahr. Mehrfacheingaben in verschiedene Systeme verschärfen das Problem zusätzlich.

• 75 % weniger Dokumentationszeit: Echtzeit-Transkription reduziert die tägliche Dokumentationszeit von bis zu 120 Minuten auf rund 25 Minuten. Das Gespräch wird während der Konsultation erfasst und automatisch in strukturierte Abschnitte wie Anamnese, Befund, Diagnose und Therapieplan gegliedert.

• Noa Notes für CGM MEDISTAR: Der Dokumentationsassistent lässt sich über Connect 1.0 in CGM MEDISTAR einbinden – mit Echtzeit-Transkription, sektionsspezifischen Vorlagen und DSGVO-konformer Verarbeitung auf deutschen Servern. Jetzt unverbindlich testen.

So viel Zeit kostet Dokumentation in CGM MEDISTAR-Praxen wirklich

Die medizinische Dokumentation ist gesetzliche Pflicht – und gleichzeitig der größte nichtmedizinische Zeitfresser im Praxisalltag. Nicht die Behandlung selbst, nicht das Patientengespräch, nicht die Befunderhebung beanspruchen die meiste Zeit, sondern das Festhalten dessen, was ohnehin bereits stattgefunden hat. Eine Studie der Universitätsmedizin Rostock beziffert den durchschnittlichen Dokumentationsaufwand auf 93,1 Minuten pro Tag. Bei Internistinnen und Internisten sind es bis zu 120 Minuten. Der MB-Monitor zeigt zudem: Rund drei Stunden täglich entfallen auf Verwaltungsarbeit, wobei 52 % der Ärztinnen und Ärzte Mehrfacheingaben als besondere Belastung nennen.

Für CGM MEDISTAR-Praxen kommen systemspezifische Einschränkungen hinzu: Textbausteine sind auf sieben Zeilen mit maximal 52 Zeichen begrenzt – bei komplexeren Konsultationen reicht das schlicht nicht aus. Das System ist zudem nicht multitaskingfähig: Solange ein Formular oder Arztbrief geöffnet ist, lässt sich parallel kein anderes Modul nutzen. Viele Praxen behelfen sich mit Makros, die Mausklicks und Tastatureingaben abspielen – doch bei jeder Textänderung muss der gesamte Ablauf neu erstellt werden. Diese Workarounds kosten zusätzlich Zeit und Konzentration. Die gute Nachricht: Genau diese Minuten lassen sich mit einem strukturierten Dokumentationsassistenten zurückgewinnen – ohne das vertraute Praxisverwaltungssystem aufzugeben.

So funktioniert Noa Notes mit CGM MEDISTAR

Die Verbindung zwischen Noa Notes und CGM MEDISTAR erfolgt über die Integrationsstufe Connect 1.0. Das bedeutet: Die Echtzeit-Transkription und strukturierte Zusammenfassung des Patientengesprächs entstehen in Noa Notes – die Übernahme in die Patientenakte erfolgt anschließend durch Kopieren und Einfügen in das entsprechende Freitextfeld von CGM MEDISTAR. Dieser Schritt dauert in der Regel 15–30 Sekunden pro Patient.

Konkret sieht der Ablauf so aus: Sie starten die Konsultation, Noa Notes transkribiert das Gespräch in Echtzeit und ordnet die Inhalte automatisch in sektionsspezifische Vorlagen ein – etwa Anamnese, Untersuchungsbefund, Diagnose, Therapieplan oder Arztbrief. Jede Sektion erhält dabei einen eigenen Bearbeitungshinweis, anpassbar nach Fachrichtung und Konsultationstyp. Nach dem Gespräch prüfen Sie die strukturierte Dokumentation, kopieren das Ergebnis und fügen es in CGM MEDISTAR ein. Der entscheidende Vorteil gegenüber der bisherigen Arbeitsweise: Die Dokumentation entsteht bereits während des Gesprächs – nicht erst danach. Die Nacharbeit am Abend entfällt. Und die Qualität bleibt konsistent, unabhängig davon, ob es der fünfte oder der fünfunddreißigste Patient des Tages ist.

Was Sie an Zeit konkret zurückgewinnen

Die Zeitersparnis durch Echtzeit-Transkription lässt sich präzise beziffern. Pro Patient sparen Sie 5–10 Minuten Dokumentationszeit. Bei 35 Patientinnen und Patienten pro Tag ergibt das 88 Minuten täglich – Zeit, die bisher für das nachträgliche Eintippen, Diktieren oder Korrigieren von Befunden aufgewendet wurde. Hochgerechnet auf ein Praxisjahr mit 220 Arbeitstagen entspricht das 352 Stunden oder 9 vollständigen Arbeitswochen. Eine Allgemeinmedizinerin mit 40 Patientinnen und Patienten pro Tag, die bisher regelmäßig bis 18:30 Uhr dokumentiert hat, kann ihren Feierabend realistisch auf 17:18 Uhr vorverlegen – jeden Tag.

Diese Zahlen sind keine theoretischen Hochrechnungen, sondern basieren auf den Erfahrungen von über 2.000 Ärztinnen und Ärzten, die Noa Notes bereits im Praxisalltag einsetzen. Der Effekt geht dabei über die reine Zeitersparnis hinaus: Wer während des Gesprächs nicht parallel dokumentieren muss, kann den Blickkontakt halten, aufmerksamer zuhören und gezielter nachfragen. Die Dokumentation entsteht im Hintergrund – das Gespräch bleibt im Vordergrund. Für Einzelpraxen mit hohem Patientenaufkommen und begrenztem Praxisteam ist das ein spürbarer Unterschied im Tagesablauf. Und bei einer Investition von 79 €/Monat stehen die gewonnenen Stunden in einem klaren Verhältnis zu den Kosten.

Datenschutz: Warum Sicherheit kein Fußnotenthema ist

Gesundheitsdaten gehören zu den sensibelsten Informationen überhaupt – entsprechend hoch sind die Anforderungen an jede Lösung, die im Sprechzimmer zum Einsatz kommt. Noa Notes wurde von Jameda entwickelt, dem führenden Arztportal Deutschlands mit über 12 Jahren Erfahrung im Gesundheitsmarkt. Die gesamte Datenverarbeitung erfolgt auf Servern in Frankfurt, innerhalb der Europäischen Union. Die Plattform ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert und nutzt 256-Bit-Verschlüsselung für die Übertragung aller Daten. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist standardmäßig enthalten – Sie müssen ihn nicht gesondert anfordern.

Besonders wichtig für die ärztliche Praxis: Es findet kein Modelltraining mit Patientendaten statt. Die Verarbeitung erfolgt in Echtzeit – Gesprächsinhalte werden nicht dauerhaft gespeichert oder für andere Zwecke weiterverwendet. Damit erfüllt Noa Notes die Anforderungen der DSGVO, insbesondere Artikel 9 zur Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten. Alle Details zur technischen Architektur und den Zertifizierungen finden Sie auf der Seite Sicherheit und Datenschutz. Für Ärztinnen und Ärzte, die ihren Patientinnen und Patienten erklären möchten, wie die Dokumentation funktioniert, empfiehlt sich ein kurzer Hinweis im Wartezimmer oder zu Beginn des Gesprächs – transparent und auf Augenhöhe.

Noa Notes + CGM MEDISTAR: Dokumentation, die während des Gesprächs entsteht

CGM MEDISTAR bleibt Ihr vertrautes Praxisverwaltungssystem – Noa Notes ergänzt es dort, wo die größte Zeitlast entsteht: bei der medizinischen Dokumentation. Die Echtzeit-Transkription läuft parallel zum Patientengespräch, die strukturierten Ergebnisse stehen unmittelbar danach zur Übernahme bereit. Das Onboarding dauert rund 45 Minuten und erfordert keine besonderen Vorkenntnisse. Wenn Sie erleben möchten, wie sich 88 Minuten täglich zurückgewinnen lassen, buchen Sie jetzt eine kostenlose Demo.

FAQ

Welches Connect-Level ist für CGM MEDISTAR verfügbar?

Für CGM MEDISTAR steht aktuell Connect 1.0 zur Verfügung. Die strukturierte Dokumentation aus Noa Notes wird dabei per Kopieren und Einfügen in das Freitextfeld der Patientenakte übertragen. Der Vorgang dauert in der Regel 15–30 Sekunden pro Patient. Trotz des manuellen Übertragungsschritts entfällt die eigentliche Dokumentationsarbeit vollständig, da die Inhalte bereits während des Gesprächs entstehen.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Das Onboarding für Noa Notes dauert rund 45 Minuten und erfordert keine besonderen Vorkenntnisse. Sie benötigen weder eine eigene Serverinstallation noch Unterstützung durch externe Dienstleistende. Die Einrichtung umfasst die Konfiguration der sektionsspezifischen Vorlagen, die Anbindung an Ihr Praxisverwaltungssystem und eine kurze Einführung in den Dokumentationsablauf.

Werden Patientendaten auf deutschen Servern verarbeitet?

Ja. Die gesamte Datenverarbeitung erfolgt auf Servern in Frankfurt, innerhalb der Europäischen Union. Noa Notes ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert und DSGVO-konform. Es findet kein Modelltraining mit Patientendaten statt – Gesprächsinhalte werden in Echtzeit verarbeitet und nicht dauerhaft gespeichert. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist standardmäßig enthalten.

Brauche ich eine schriftliche Einwilligung meiner Patientinnen und Patienten?

Die Entscheidung, ob eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich ist, liegt bei Ihnen als datenschutzrechtlich verantwortlicher Person. Art und Umfang der Nutzung können dabei eine Rolle spielen. Viele Praxen informieren ihre Patientinnen und Patienten durch einen kurzen Aushang im Wartezimmer oder einen mündlichen Hinweis zu Beginn des Gesprächs. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich die Abstimmung mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Ansprechperson bei Noa Notes.