KI-Dokumentation für Doctolib Praxis – 75 % Zeitersparnis

Durchschnittlich 93 Minuten täglich verbringen niedergelassene Ärztinnen und Ärzte mit der schriftlichen Dokumentation – Zeit, die weder der Behandlung noch dem Gespräch mit Patientinnen und Patienten zugutekommt. Wer Doctolib Praxis als Praxisverwaltungssystem nutzt und nach einer Lösung sucht, die Dokumentation automatisiert und direkt in die Patientenakte überträgt, steht vor einer entscheidenden Frage: Welches System passt zur eigenen Praxis, zum eigenen Arbeitsstil und zum eigenen Datenschutzanspruch? Noa Notes, der Dokumentationsassistent von Jameda, arbeitet mit Doctolib Praxis zusammen und ermöglicht Echtzeit-Transkription, sektionsspezifische Vorlagen und eine strukturierte Übertragung der Dokumentation in die Patientenakte. Dieser Artikel zeigt, wie das konkret funktioniert – mit belastbaren Zahlen, einer ehrlichen Einordnung und praktischen Hinweisen für die Einführung.

Das Thema kurz und kompakt

• 93–120 Minuten Dokumentation pro Tag: Laut einer Studie der Universitätsmedizin Rostock verbringen Ärztinnen und Ärzte durchschnittlich 93 Minuten täglich mit Dokumentation. Bei Internistinnen und Internisten sind es sogar bis zu 120 Minuten – ein Fünftel bis ein Viertel der gesamten Arbeitszeit.

• Feierabend erst nach 18:30 Uhr: Weil die Dokumentation während der Sprechstunde oft zu kurz kommt, verschieben viele Ärztinnen und Ärzte sie auf den Abend. Die Qualität leidet unter Ermüdung, die Lebensqualität unter dem permanenten Nacharbeiten.

• 75 % weniger Dokumentationszeit: Echtzeit-Transkription erfasst das Patientengespräch während es stattfindet und strukturiert die Inhalte automatisch in Anamnese, Befund, Diagnose und Therapieplan. Die Dokumentation entsteht im Gespräch – nicht danach.

• Noa Notes für Doctolib Praxis testen: Der Dokumentationsassistent von Jameda lässt sich mit Doctolib Praxis nutzen und spart pro Patient 5–10 Minuten Dokumentationszeit. Hier können Sie eine kostenlose Demo buchen und die Integration in Ihren Praxisalltag kennenlernen.

Dokumentationszeit zurückgewinnen: Wo Ihre Minuten wirklich bleiben

Dokumentation ist der größte nichtmedizinische Zeitfresser im Praxisalltag. Nicht die Behandlung selbst, nicht das Patientengespräch, nicht die Befunderhebung – sondern das Festhalten dessen, was ohnehin bereits stattgefunden hat. Die KBV beziffert die bürokratische Gesamtbelastung auf 61 Tage pro Jahr. 91 % der Vertragsärztinnen und -ärzte fühlen sich durch Verwaltungsaufgaben überlastet. Gleichzeitig dauert ein durchschnittliches Arzt-Patienten-Gespräch in Deutschland nur 7,6 Minuten. Wenn davon ein erheblicher Teil für die parallele Dokumentation am Bildschirm verloren geht, bleibt wenig Raum für den eigentlichen ärztlichen Austausch.

Die Konsequenzen sind messbar: 58 % der Ärztinnen und Ärzte nennen bürokratische Tätigkeiten als Hauptursache für Burnout-Symptome, wie eine Erhebung des Deutschen Ärzteblatts zeigt. Hinzu kommt der akute Fachkräftemangel bei Medizinischen Fachangestellten. Wenn MFA-Stellen unbesetzt bleiben, fällt die Dokumentationslast verstärkt auf die Ärztinnen und Ärzte selbst zurück. Die gute Nachricht: Ein großer Teil dieser Zeit lässt sich mit strukturierter Echtzeit-Transkription zurückgewinnen – ohne Kompromisse bei der Dokumentationsqualität.

So funktioniert Noa Notes mit Doctolib Praxis

Noa Notes lässt sich als eigenständiger Dokumentationsassistent parallel zu Doctolib Praxis einsetzen. Die Einrichtung erfordert keine besonderen IT-Kenntnisse und ist in etwa 45 Minuten abgeschlossen. Während des Patientengesprächs transkribiert Noa Notes die Inhalte in Echtzeit und strukturiert sie automatisch in sektionsspezifische Abschnitte: Anamnese, Untersuchungsbefund, Diagnose, Therapieplan, weitere Maßnahmen und Arztbrief. Jeder Abschnitt erhält dabei einen eigenen Bearbeitungshinweis – ein Ansatz, der sich von Lösungen mit einem einzigen, allgemeinen Verarbeitungsschritt unterscheidet.

Für die Übertragung der fertigen Dokumentation in Doctolib Praxis steht aktuell Connect 1.0 zur Verfügung. Das bedeutet: Sie kopieren die strukturierte Dokumentation aus Noa Notes und fügen sie in das entsprechende Freitextfeld Ihrer Patientenakte in Doctolib Praxis ein. Der Vorgang dauert etwa 15–30 Sekunden pro Patient und ersetzt die manuelle Eingabe, die zuvor mehrere Minuten in Anspruch genommen hat.

Die Dokumentation liegt nach dem Gespräch bereits vollständig strukturiert vor – inklusive fertigem Arztbrief. Was vorher mehrere Minuten manuelles Tippen oder abendliches Nacharbeiten erforderte, reduziert sich auf einen kurzen Übertragungsschritt. Die sektionsspezifischen Vorlagen lassen sich dabei unbegrenzt an Ihre Fachrichtung und Ihren Konsultationstyp anpassen.

Was bedeutet das konkret für Ihren Praxisalltag?

Die konkrete Zeitersparnis liegt bei 5–10 Minuten pro Patient. Eine Allgemeinmedizinerin mit 35 Patientinnen und Patienten pro Tag gewinnt damit rechnerisch 88 Minuten täglich zurück. Hochgerechnet auf ein Praxisjahr mit 220 Arbeitstagen ergibt das 352 Stunden – das entspricht 9 vollen Arbeitswochen. Diese Zeit fließt nicht in zusätzliche Verwaltung, sondern steht für Behandlung, Gespräche oder schlicht für einen früheren Feierabend zur Verfügung. Statt um 18:36 Uhr die Praxis zu verlassen, zeigt die Uhr im Durchschnitt 17:18 Uhr.

Ein entscheidender Aspekt wird dabei häufig übersehen: Die Dokumentationsqualität bleibt über den gesamten Praxistag hinweg konstant. Ob die erste Patientin um 8:00 Uhr kommt oder der letzte Patient um 17:30 Uhr – die Echtzeit-Transkription erfasst das Gespräch mit derselben Genauigkeit. Das unterscheidet sich grundlegend von der manuellen Dokumentation, bei der Ermüdung und Zeitdruck am Nachmittag regelmäßig zu Lücken oder Verkürzungen führen. Für Praxen, die Doctolib Praxis nutzen, bedeutet das: Die Dokumentation ist nach dem Gespräch fertig, nicht nach dem Feierabend.

Datenschutz als Grundlage, nicht als Fußnote

Wenn Patientengespräche transkribiert werden, ist Datenschutz kein nachgelagertes Thema – er ist Voraussetzung. Noa Notes wurde von Jameda entwickelt, dem führenden Arztportal Deutschlands mit über 12 Jahren Erfahrung im Gesundheitsmarkt. Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Servern in Frankfurt, vollständig innerhalb der EU. Die Lösung ist ISO/IEC 27001-zertifiziert und DSGVO-konform. Sämtliche Daten werden mit 256-Bit-Verschlüsselung geschützt. Patientendaten werden nicht für das Training von Sprachmodellen verwendet – ein Punkt, der angesichts aktueller Debatten im Gesundheitsmarkt besondere Relevanz hat.

Zum Leistungsumfang gehört ein vollständiger Auftragsverarbeitungsvertrag, der die Rechte und Pflichten beider Seiten gemäß DSGVO regelt. Für Ärztinnen und Ärzte, die den Doctolib Digital Health Report kennen, ist das besonders relevant: 50 % der Befragten greifen bereits zu privaten, nicht zertifizierten Werkzeugen für Recherche und Dokumentation. Solche Schatten-Lösungen bergen erhebliche Compliance-Risiken nach Art. 9 DSGVO, da Gesundheitsdaten als besondere Kategorie personenbezogener Daten gelten. Noa Notes bietet hier eine zertifizierte Alternative, die den regulatorischen Anforderungen an die ambulante Versorgung entspricht.

Noa Notes + Doctolib Praxis: Dokumentation, die im Gespräch entsteht

Noa Notes ergänzt Doctolib Praxis um eine Echtzeit-Transkription mit sektionsspezifischen Vorlagen, die sich an Ihre Fachrichtung anpassen lässt. Die Dokumentation entsteht während des Gesprächs, nicht danach – und wird über Connect 1.0 in wenigen Sekunden in Ihre Patientenakte übertragen. Über 2.000 Ärztinnen und Ärzte nutzen Noa Notes bereits im täglichen Praxisbetrieb. Buchen Sie eine kostenlose Demo und erleben Sie in 45 Minuten, wie sich Ihr Dokumentationsalltag verändern kann.

FAQ

Welches Connect-Level ist für Doctolib Praxis verfügbar?

Für Doctolib Praxis steht aktuell Connect 1.0 zur Verfügung. Die fertige Dokumentation wird aus Noa Notes kopiert und in das Freitextfeld der Patientenakte in Doctolib Praxis eingefügt. Der Vorgang dauert etwa 15–30 Sekunden pro Patient. Die Einrichtung ist unkompliziert und erfordert keine besonderen technischen Voraussetzungen.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Das Onboarding dauert etwa 45 Minuten und erfordert keine IT-Kenntnisse. Sie können Noa Notes direkt im Anschluss in Ihrer nächsten Sprechstunde einsetzen. Die sektionsspezifischen Vorlagen lassen sich individuell an Ihre Fachrichtung und Ihren Dokumentationsstil anpassen.

Werden Patientendaten auf deutschen Servern verarbeitet?

Ja. Noa Notes verarbeitet alle Daten auf Servern in Frankfurt, vollständig innerhalb der EU. Die Lösung ist ISO/IEC 27001-zertifiziert und DSGVO-konform. Patientendaten werden nicht für das Training von Sprachmodellen verwendet. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist im Leistungsumfang enthalten.

Funktioniert Noa Notes auch ohne Wechsel des Praxisverwaltungssystems?

Ja. Noa Notes ist ein eigenständiger Dokumentationsassistent und setzt keinen Wechsel des Praxisverwaltungssystems voraus. Die Lösung arbeitet mit 28–29 verschiedenen Praxisverwaltungssystemen zusammen, darunter Doctolib Praxis. Sie behalten Ihr bestehendes System und ergänzen es um die Echtzeit-Transkription und strukturierte Dokumentation von Noa Notes.