KI-Dokumentation doctorly: 75 % weniger Aufwand

Rund 93 Minuten täglich verbringen niedergelassene Ärztinnen und Ärzte laut einer Erhebung der Universitätsmedizin Rostock mit medizinischer Dokumentation — Zeit, die weder der Behandlung noch dem Gespräch mit Patientinnen und Patienten zugutekommt. Wer doctorly als cloudbasiertes Praxisverwaltungssystem nutzt, profitiert von einer modernen Oberfläche und schlanken Verwaltungsprozessen. Doch eine zentrale Frage stellen sich viele Praxen: Bietet doctorly eine intelligente Dokumentationsunterstützung, die das Patientengespräch in Echtzeit mitschreibt und strukturiert? Stand März 2026 lautet die Antwort: nein. Genau hier setzt Noa Notes an — ein Dokumentationsassistent mit Echtzeit-Transkription, der sich direkt in doctorly integrieren lässt, ohne dass Sie Ihr Praxisverwaltungssystem wechseln müssen.

Das Thema kurz und kompakt

• Dokumentationslast im Praxisalltag: Niedergelassene Ärztinnen und Ärzte dokumentieren durchschnittlich 93–120 Minuten pro Tag. Internistinnen und Internisten liegen am oberen Ende dieser Spanne.

• Feierabend-Falle durch Nacharbeit: Weil die Dokumentation zwischen oder nach den Konsultationen erfolgt, verschiebt sich der Feierabend regelmäßig auf 18:30 Uhr und später. Die Folge: chronische Überlastung und sinkende Zufriedenheit im Beruf.

• Echtzeit-Transkription als Lösung: Dokumentationsassistenten mit Echtzeit-Transkription reduzieren den Aufwand um bis zu 75 % — die Dokumentation entsteht während des Gesprächs, nicht danach.

• Noa Notes für doctorly-Praxen: Noa Notes lässt sich direkt in doctorly integrieren, ohne Systemwechsel und ohne IT-Aufwand. Hier können Sie eine kostenlose Demo buchen und die Zeitersparnis selbst erleben.

Dokumentationszeit in der Arztpraxis: So viel Zeit lässt sich zurückgewinnen

Die Zahlen sind eindeutig — und sie betreffen nahezu jede Fachrichtung. Laut dem MB-Monitor entfallen rund drei Stunden des ärztlichen Arbeitstags auf Verwaltungstätigkeiten. 52 % davon sind Mehrfacheingaben: Befunde werden im Gespräch erhoben, anschließend händisch ins Praxisverwaltungssystem übertragen und für Arztbriefe oder Überweisungen erneut umformuliert. Eine Erhebung der Fachhochschule des Mittelstands beziffert die Bürokratielast auf 61 Arbeitstage pro Praxis und Jahr. Gleichzeitig nennen 62 % der Ärztinnen und Ärzte Bürokratie als ihren Hauptstressfaktor — noch vor Patientenaufkommen und Fachkräftemangel.

Entscheidend ist: Diese Zeit geht nicht verloren, weil Ärztinnen und Ärzte zu langsam arbeiten. Sie geht verloren, weil das Festhalten von Informationen, die im Gespräch bereits ausgetauscht wurden, ein strukturelles Problem ist. Wer abends um 18:30 Uhr noch Arztbriefe diktiert, hat kein Effizienzproblem — sondern ein Arbeitsprozess-Problem. Und genau dieses Problem lässt sich mit Echtzeit-Transkription adressieren: Die Dokumentation entsteht während des Gesprächs, nicht danach. Das Ergebnis ist ein fertiger, strukturierter Text — ohne Nacharbeit am Abend.

So funktioniert Noa Notes in Ihrer doctorly-Praxis

Noa Notes wurde als Dokumentationsassistent entwickelt, der sich in bestehende Praxisverwaltungssysteme integriert — ohne dass Sie Ihre gewohnte Arbeitsumgebung verlassen müssen. Für doctorly-Praxen bedeutet das: Sie behalten Ihr cloudbasiertes PVS mit allen Vorteilen und ergänzen es um eine Echtzeit-Transkription, die das Patientengespräch automatisch strukturiert. Die Übertragung in die Patientenakte erfolgt über die Integrationsstufe Connect 1.0.

Konkret heißt das: Noa Notes transkribiert das Gespräch in Echtzeit und gliedert die Inhalte automatisch in sektionsspezifische Vorlagen — Anamnese, Untersuchungsbefund, Diagnose, Therapieplan, weitere Maßnahmen und Arztbrief erhalten jeweils einen eigenen Bearbeitungshinweis. Diese Struktur ist einzigartig am Markt, da andere Lösungen einen einzigen Ansatz für die gesamte Dokumentation verwenden. Nach dem Gespräch übertragen Sie die fertige Dokumentation per Kopieren und Einfügen in das Freitextfeld Ihrer doctorly-Patientenakte — in etwa 15–30 Sekunden. Die Vorlagen sind unbegrenzt anpassbar, sodass Sie für jede Fachrichtung und jeden Konsultationstyp eigene Strukturen hinterlegen können.

Was Echtzeit-Transkription für Ihren Praxistag bedeutet

Zahlen entfalten ihre Wirkung erst, wenn sie sich in den eigenen Alltag übersetzen lassen. Die konkrete Zeitersparnis durch Noa Notes liegt bei 5–10 Minuten pro Patient. Bei einer Praxis mit 35 Patientinnen und Patienten pro Tag ergibt das 88 Minuten täglich — Zeit, die bislang für das nachträgliche Eintippen, Diktieren und Korrigieren aufgewendet wurde. Hochgerechnet auf ein Praxisjahr sind das 352 Stunden oder 9 Arbeitswochen, die Sie zurückgewinnen. Statt um 18:36 Uhr verlassen Sie die Praxis um 17:18 Uhr — ein Unterschied, der sich auf Dauer in der Lebensqualität bemerkbar macht.

Eine Allgemeinmedizinerin mit 40 Patientinnen und Patienten täglich berichtete, dass sie vor dem Einsatz eines Dokumentationsassistenten regelmäßig bis 19 Uhr in der Praxis saß — nicht wegen der Behandlungen, sondern wegen der Arztbriefe. Mit Echtzeit-Transkription entsteht der Arztbrief direkt nach dem Gespräch, ohne Nachbearbeitung. Die Dokumentation hat dabei eine konsistente Qualität, unabhängig davon, ob es 9 Uhr morgens oder 17 Uhr nachmittags ist. Das ist ein Vorteil, den manuelles Dokumentieren nicht bieten kann: Ermüdung beeinflusst die Transkription nicht.

Datenschutz als Fundament, nicht als Fußnote

Wer Patientengespräche in Echtzeit transkribieren lässt, stellt zu Recht die Frage: Wo werden die Daten verarbeitet, und wer hat Zugriff? Bei Noa Notes ist die Antwort klar. Alle Daten werden auf Servern in Frankfurt verarbeitet — innerhalb der EU, unter vollständiger Einhaltung der DSGVO. Die Infrastruktur ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert und nutzt 256-Bit-Verschlüsselung. Es findet kein Modelltraining mit Patientendaten statt. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist standardmäßig enthalten — Sie müssen ihn nicht erst anfordern.

Entwickelt wurde Noa Notes von Jameda, dem führenden Arztportal Deutschlands und Teil der DocPlanner Group. Jameda bringt über 12 Jahre Erfahrung im deutschen Gesundheitsmarkt mit — ein Hintergrund, der sich in der Umsetzung der Datenschutzanforderungen widerspiegelt. Für Ihre Praxis bedeutet das: Die Lösung erfüllt die Anforderungen, die Sie gegenüber Ihrer Landesdatenschutzbehörde und Ihrem Datenschutzbeauftragten nachweisen müssen. Patientinnen und Patienten werden vor dem Gespräch über die Transkription informiert und geben ihre Einwilligung. Die Dokumentationspflicht nach § 630f BGB — zeitnah, vollständig, sorgfältig — wird durch die strukturierte Echtzeit-Dokumentation nicht nur erfüllt, sondern systematisch unterstützt.

Noa Notes + doctorly: Dokumentation in Echtzeit, ohne Systemwechsel

doctorly bleibt Ihr Praxisverwaltungssystem — Noa Notes ergänzt es um die Dokumentationskomponente, die den größten nichtmedizinischen Zeitfresser im Praxisalltag adressiert. Die Einrichtung dauert rund 45 Minuten, erfordert keine IT-Kenntnisse und über 2.000 Ärztinnen und Ärzte nutzen Noa Notes bereits. Wenn Sie erleben möchten, wie Echtzeit-Transkription und sektionsspezifische Vorlagen Ihren Praxistag verändern, buchen Sie jetzt eine kostenlose Demo.

FAQ

Welches Connect-Level ist für doctorly verfügbar?

Für doctorly steht aktuell Connect 1.0 zur Verfügung. Die fertige Dokumentation wird per Kopieren und Einfügen in das Freitextfeld der Patientenakte übertragen. Der Vorgang dauert etwa 15–30 Sekunden pro Patient. Trotz des manuellen Übertragungsschritts reduziert sich die gesamte Dokumentationszeit erheblich, da die Transkription und Strukturierung vollständig automatisch während des Gesprächs erfolgen.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Das Onboarding für Noa Notes dauert rund 45 Minuten. Sie benötigen keine IT-Kenntnisse und keinen externen Dienstleister. Die Einrichtung umfasst die Konfiguration Ihrer sektionsspezifischen Vorlagen, die Anpassung an Ihre Fachrichtung und eine kurze Einführung in den Arbeitsprozess. Danach können Sie Noa Notes sofort in Ihrer nächsten Sprechstunde einsetzen.

Werden Patientendaten auf deutschen Servern verarbeitet?

Ja. Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Frankfurt verarbeitet. Die Infrastruktur ist ISO/IEC 27001-zertifiziert und DSGVO-konform. Es wird 256-Bit-Verschlüsselung eingesetzt, und es findet kein Modelltraining mit Patientendaten statt. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist standardmäßig im Leistungsumfang enthalten.

Muss ich für Noa Notes von doctorly zu einem anderen PVS wechseln?

Nein. Noa Notes ist als eigenständiger Dokumentationsassistent konzipiert, der sich in bestehende Praxisverwaltungssysteme integriert. Sie behalten doctorly mit allen Funktionen — Patientenverwaltung, Abrechnung, Telematikinfrastruktur — und ergänzen es um die Echtzeit-Transkription. Ein Systemwechsel ist weder erforderlich noch vorgesehen.