KI-Dokumentation PegaMed: 75 % weniger Zeitaufwand

Über 90 Minuten täglich verbringen niedergelassene Ärztinnen und Ärzte durchschnittlich mit medizinischer Dokumentation – Zeit, die weder der Behandlung noch dem Patientengespräch zugutekommt. Wer PegaMed als Praxisverwaltungssystem nutzt, kennt die Stärken des Systems: stabile Abläufe, bewährte Textbausteine, hohe Nutzerzufriedenheit. Doch die Frage, wie sich die tägliche Dokumentationslast spürbar reduzieren lässt, beantwortet ein klassisches Praxisverwaltungssystem allein nicht. Genau hier setzt Noa Notes an – ein Dokumentationsassistent, der das Patientengespräch in Echtzeit transkribiert, strukturiert und die Ergebnisse direkt in PegaMed überträgt.

Das Thema kurz und kompakt

• Dokumentationslast im Praxisalltag: Laut einer Erhebung der Universitätsmedizin Rostock wenden niedergelassene Ärztinnen und Ärzte durchschnittlich 93 Minuten pro Tag für Dokumentation auf. In der Inneren Medizin sind es bis zu 120 Minuten täglich.

• Die Folge – Nacharbeit statt Feierabend: Arztbriefe und Befundberichte entstehen häufig erst nach der letzten Konsultation. Das verschiebt den Feierabend regelmäßig um über eine Stunde und erhöht das Risiko für Burnout und Dokumentationsfehler.

• Echtzeit-Transkription als Lösung: Ein Dokumentationsassistent mit Echtzeit-Transkription reduziert die Dokumentationszeit um bis zu 75 %. Statt 93 Minuten bleiben rund 25 Minuten – die Dokumentation entsteht während des Gesprächs, nicht danach.

• Noa Notes für PegaMed-Praxen: Noa Notes lässt sich über Connect 1.0 direkt mit PegaMed verbinden. Die strukturierte Dokumentation wird in die Patientenakte übertragen – ohne Systemwechsel. Jetzt kostenlose Demo vereinbaren.

Dokumentationszeit in PegaMed-Praxen: So viel Zeit lässt sich zurückgewinnen

PegaMed gehört zu den am besten bewerteten Praxisverwaltungssystemen in Deutschland. In einer großen Umfrage des Deutschen Ärzteblatts zur Usability und Zufriedenheit landete PegaMed auf Platz 2. Textbausteine, Ziffernketten, integrierte Formulare mit Plausibilitätsprüfung und eine übersichtliche Patientenakte – das System bietet solide Werkzeuge für den Praxisalltag. Doch auch die besten Textbausteine ändern nichts daran, dass die eigentliche Dokumentationsarbeit manuell bleibt: Befunde eintippen, Arztbriefe formulieren, Diagnosen kodieren. Der Tandem Health „Time to Care Report" zeigt: Jede vierte Ärztin und jeder vierte Arzt verbringt mittlerweile mindestens zwei Stunden pro Tag mit Dokumentation. Europaweit nennen 62,4 % der Befragten zeitaufwändige administrative Aufgaben als größten Frustrationsfaktor.

Der entscheidende Punkt: Textbausteine beschleunigen die Eingabe, aber sie ersetzen nicht das Erstellen der Dokumentation selbst. Wer nach einem langen Praxistag noch Arztbriefe diktiert oder Befunde nachtippt, erlebt genau die Lücke, die ein Dokumentationsassistent mit Echtzeit-Transkription schließt. Die Gesprächsinhalte werden bereits während der Konsultation erfasst und strukturiert – nicht erst danach aus dem Gedächtnis rekonstruiert. Das bedeutet nicht nur weniger Zeitaufwand, sondern auch eine konsistentere Dokumentationsqualität, unabhängig davon, ob es die erste oder die fünfunddreißigste Konsultation des Tages ist.

So funktioniert Noa Notes mit PegaMed

Noa Notes ergänzt PegaMed als eigenständiger Dokumentationsassistent, der parallel zum Patientengespräch arbeitet. Die Transkription läuft in Echtzeit, während Sie mit Ihrer Patientin oder Ihrem Patienten sprechen. Anschließend strukturiert Noa Notes die Inhalte automatisch in sektionsspezifische Vorlagen – getrennt nach Anamnese, Untersuchungsbefund, Diagnose, Therapieplan, weiteren Maßnahmen und Arztbrief. Jede Sektion erhält dabei einen eigenen Bearbeitungshinweis, anpassbar nach Fachrichtung und Konsultationstyp. Die fertige Dokumentation wird anschließend in die PegaMed-Patientenakte übertragen.

Für PegaMed steht aktuell Connect 1.0 als Integrationsstufe zur Verfügung. Die folgende Tabelle zeigt, wie die Übertragung in der Praxis funktioniert:

Konkret bedeutet das: Nach der Konsultation kopieren Sie die fertig strukturierte Dokumentation aus Noa Notes und fügen sie in das Freitextfeld der PegaMed-Patientenakte ein. Der gesamte Vorgang dauert 15–30 Sekunden pro Patient. Im Vergleich zur manuellen Dokumentation, die pro Konsultation mehrere Minuten in Anspruch nimmt, ist das ein erheblicher Zeitgewinn – bei gleichzeitig höherer Vollständigkeit der Einträge. PegaMed bleibt dabei Ihr führendes System für Abrechnung, Formulare und Patientenverwaltung. Noa Notes ergänzt ausschließlich die Dokumentation des Gesprächsinhalts.

Was die Zeitersparnis für Ihren Praxisalltag konkret bedeutet

Zahlen entfalten ihre Wirkung erst, wenn sie greifbar werden. Die konkrete Zeitersparnis durch Echtzeit-Transkription liegt bei 5–10 Minuten pro Patient. Nehmen wir eine Internistin mit 35 Patientinnen und Patienten pro Tag: Bei konservativen 5 Minuten Ersparnis pro Konsultation ergibt das 175 Minuten – knapp drei Stunden täglich. Selbst bei vorsichtiger Rechnung summiert sich das auf 88 Minuten pro Tag. Hochgerechnet auf ein Praxisjahr sind das 352 Stunden oder 9 volle Arbeitswochen, die nicht mehr in Dokumentation fließen, sondern in Patientenversorgung, Weiterbildung oder schlicht in einen früheren Feierabend. Statt um 18:36 Uhr die Praxis zu verlassen, zeigt die Uhr 17:18 Uhr.

Neben der reinen Zeitersparnis verändert sich die Qualität der Dokumentation. Wenn die Niederschrift während des Gesprächs entsteht, gehen keine Details verloren – unabhängig davon, ob es die dritte oder die dreißigste Konsultation des Tages ist. Das Deutsche Ärzteblatt berichtet, dass ein Dokumentationsassistent den administrativen Aufwand deutlich reduzieren und damit auch das Burnout-Risiko senken kann. Für Einzelpraxen ohne MFA-Puffer ist dieser Effekt besonders spürbar: Jede Minute, die nicht in Nacharbeit fließt, ist eine Minute mehr für die eigentliche ärztliche Tätigkeit.

Datenschutz als Grundlage, nicht als Fußnote

Wenn Patientengespräche transkribiert werden, ist Datenschutz kein nachgelagertes Thema – er ist Voraussetzung. Noa Notes wurde von Jameda entwickelt, dem führenden Arztportal Deutschlands mit über 12 Jahren Erfahrung im Gesundheitsmarkt. Die Verarbeitung aller Daten erfolgt auf Servern in Frankfurt, ausschließlich innerhalb der EU. Noa Notes ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert, nutzt 256-Bit-Verschlüsselung und trainiert keine Sprachmodelle mit Patientendaten. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO ist standardmäßig enthalten.

Für die Praxis bedeutet das: Sie benötigen die mündliche Einwilligung Ihrer Patientinnen und Patienten zur Transkription des Gesprächs – ein kurzer Hinweis zu Beginn der Konsultation genügt in der Regel. Die Audiodaten werden nach der Verarbeitung nicht dauerhaft gespeichert. Detaillierte Informationen zu allen Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen finden Sie auf der entsprechenden Übersichtsseite. Entscheidend ist: Datenschutz ist bei Noa Notes kein Kompromiss, sondern ein zentrales Produktmerkmal – entwickelt für die strengen Anforderungen des deutschen Gesundheitsmarktes.

Noa Notes + PegaMed: Dokumentation, die während des Gesprächs entsteht

PegaMed ist ein bewährtes, stabiles Praxisverwaltungssystem mit hoher Nutzerzufriedenheit. Noa Notes ergänzt dieses System dort, wo die größte Zeitlücke im Praxisalltag entsteht: bei der Dokumentation des Patientengesprächs. Die Einrichtung dauert rund 45 Minuten, erfordert keine IT-Kenntnisse und lässt sich problemlos in den laufenden Betrieb integrieren. Über 2.000 Ärztinnen und Ärzte nutzen Noa Notes bereits. Vereinbaren Sie jetzt eine kostenlose Demo und erleben Sie, wie Echtzeit-Transkription Ihren Dokumentationsalltag mit PegaMed verändert.

FAQ

Welches Connect-Level ist für PegaMed verfügbar?

Für PegaMed steht aktuell Connect 1.0 zur Verfügung. Die fertig strukturierte Dokumentation wird aus Noa Notes kopiert und in das Freitextfeld der PegaMed-Patientenakte eingefügt. Der Vorgang dauert etwa 15–30 Sekunden pro Patient. PegaMed bleibt dabei Ihr zentrales System für alle weiteren Praxisprozesse.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Das Onboarding dauert rund 45 Minuten und erfordert keine IT-Kenntnisse. Sie können Noa Notes direkt im Anschluss in Ihrer nächsten Konsultation einsetzen. Empfehlenswert ist, zunächst mit einem Behandlungszimmer zu starten und das System über zwei bis vier Wochen im Praxisalltag zu erproben.

Werden Patientendaten auf deutschen Servern verarbeitet?

Ja. Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Frankfurt verarbeitet – innerhalb der EU, DSGVO-konform und ISO/IEC 27001-zertifiziert. Es findet kein Modelltraining mit Patientendaten statt. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist standardmäßig Bestandteil jedes Vertrags.

Funktioniert Noa Notes auch mit PegaPsych für psychotherapeutische Praxen?

Noa Notes lässt sich grundsätzlich in jeder PegaMed-Umgebung einsetzen, einschließlich Praxen, die mit PegaPsych arbeiten. Gerade in der Psychotherapie, wo der Dokumentationsaufwand pro Sitzung besonders hoch ist, kann die Echtzeit-Transkription eine spürbare Entlastung bieten. Die sektionsspezifischen Vorlagen lassen sich individuell an die Anforderungen psychotherapeutischer Konsultationen anpassen. Bei Fragen zur konkreten Einrichtung in Ihrer Praxis steht Ihnen das Noa Notes-Team zur Verfügung.