KI-Dokumentation in Tomedo: 88 Minuten täglich sparen

Rund 90 Minuten täglich verbringen niedergelassene Ärztinnen und Ärzte allein mit der schriftlichen Dokumentation – Zeit, die weder der Behandlung noch dem Gespräch mit Patientinnen und Patienten zugutekommt. Wer mit Tomedo arbeitet, kennt die Frage: Lässt sich dieser Aufwand durch intelligente Dokumentationsunterstützung spürbar reduzieren? Tomedo bietet mit tomedo.Intelligence eigene Funktionen zur Dokumentationsunterstützung an. Gleichzeitig gibt es PVS-unabhängige Lösungen wie Noa Notes, die sich nahtlos in Tomedo integrieren und die Dokumentation bereits während des Patientengesprächs erledigen. Dieser Artikel ordnet ein, was tomedo.Intelligence leistet, wo die Grenzen liegen – und wie Sie mit einer Echtzeit-Transkription Ihren Praxisalltag konkret entlasten.

Das Thema kurz und kompakt

• Dokumentationslast im Praxisalltag: Laut einer Erhebung der Universitätsmedizin Rostock wenden Ärztinnen und Ärzte durchschnittlich 93,1 Minuten pro Tag für Dokumentation auf. In internistischen Praxen sind es bis zu 120 Minuten täglich.

• Konsequenz für den Feierabend: Wer nach einem vollen Sprechstundentag noch Arztbriefe diktiert und Karteieinträge ergänzt, verschiebt den Feierabend regelmäßig auf 18:30 Uhr oder später. Die Dokumentation wird zum größten nichtmedizinischen Zeitfresser.

• Lösung durch Echtzeit-Dokumentation: Dokumentationsassistenten mit Echtzeit-Transkription reduzieren den Aufwand um bis zu 75 %. Die Dokumentation entsteht während des Gesprächs – nicht danach.

• Noa Notes für Tomedo-Praxen: Noa Notes integriert sich direkt in Tomedo und überträgt strukturierte Dokumentation per Klick in die Patientenkartei. Jetzt kostenlose Demo vereinbaren und die Zeitersparnis selbst erleben.

Dokumentationszeit in der Arztpraxis: So viel Zeit lässt sich zurückgewinnen

Die Zahlen sind eindeutig: Laut dem Bürokratieindex der Fachhochschule des Mittelstands verbringt eine durchschnittliche Praxis 61 volle Arbeitstage pro Jahr mit Verwaltungsaufgaben. Der MB-Monitor beziffert die tägliche Verwaltungszeit auf rund drei Stunden – wobei 52 % der Eingaben Mehrfacheingaben sind. Das bedeutet: Dieselbe Information wird in Kartei, Arztbrief und Formulare manuell übertragen. Diese Zeit ist keine unvermeidbare Konstante. Sie lässt sich mit strukturierter Echtzeit-Dokumentation erheblich reduzieren.

Besonders aufschlussreich ist der Blick auf die Minutenebene: Bei durchschnittlich vier Minuten Dokumentation pro Patient und 35 Patientinnen und Patienten am Tag summiert sich der Aufwand auf über zwei Stunden – täglich, zusätzlich zur eigentlichen Behandlung. Eine Echtzeit-Transkription, die das Gespräch direkt in strukturierte Karteieinträge überführt, macht den größten Teil dieser Nacharbeit überflüssig. Statt abends am Schreibtisch zu sitzen, ist die Dokumentation bereits fertig, wenn die letzte Patientin die Praxis verlässt.

So funktioniert Noa Notes in Ihrer Tomedo-Praxis

Noa Notes wurde als Dokumentationsassistent für niedergelassene Praxen entwickelt – unabhängig vom eingesetzten Praxisverwaltungssystem. Für Tomedo-Praxen steht die höchste Integrationsstufe zur Verfügung: Connect 3.0 mit automatischer Feld-Zuordnung. Das bedeutet: Die während des Gesprächs erstellte Dokumentation wird per Klick direkt in die richtigen Felder der Tomedo-Patientenkartei übertragen. Manuelle Nacharbeit entfällt nahezu vollständig.

Der entscheidende Unterschied zu einer rein PVS-internen Lösung: Noa Notes arbeitet mit sektionsspezifischen Vorlagen. Das bedeutet, dass jede Dokumentationssektion – Anamnese, Untersuchungsbefund, Diagnose, Therapieplan, weitere Maßnahmen und Arztbrief – einen eigenen Bearbeitungshinweis erhält. Die Vorlagen lassen sich unbegrenzt erstellen und nach Fachrichtung sowie Konsultationstyp anpassen. Das Ergebnis ist ein fertiger Arztbrief direkt nach dem Gespräch, ohne Nachbearbeitung am Abend.

88 Minuten täglich: Was Echtzeit-Transkription konkret verändert

Die Zeitersparnis durch Echtzeit-Transkription ist keine theoretische Größe, sondern lässt sich konkret berechnen. Bei einer durchschnittlichen Ersparnis von 5–10 Minuten pro Patient ergibt sich bei 35 Patientinnen und Patienten pro Tag eine tägliche Entlastung von 88 Minuten. Hochgerechnet auf ein Praxisjahr mit 46 Arbeitswochen sind das 352 Stunden – oder 9 vollständige Arbeitswochen. Eine Allgemeinmedizinerin mit 40 Patientenkontakten täglich berichtete, dass sie ihren Feierabend von durchschnittlich 18:36 Uhr auf 17:18 Uhr vorverlegen konnte – allein durch den Wegfall der abendlichen Dokumentationsarbeit.

Diese Entlastung wirkt sich nicht nur auf die Arbeitszeit aus. Wenn die Dokumentation während des Gesprächs entsteht, entfällt das ständige Wechseln zwischen Bildschirm und Gesprächspartnerin oder Gesprächspartner. Ärztinnen und Ärzte berichten, dass sie wieder mehr Blickkontakt halten und sich stärker auf die Behandlung konzentrieren können. Gleichzeitig steigt die Dokumentationsqualität: Eine Echtzeit-Transkription erfasst Gesprächsinhalte konsistent und vollständig – unabhängig von Tageszeit und Ermüdungsgrad. Das ist besonders relevant vor dem Hintergrund der Dokumentationspflicht nach § 630f BGB, die eine zeitnahe und vollständige Dokumentation aller medizinisch relevanten Maßnahmen verlangt.

Datenschutz als Grundvoraussetzung – nicht als Fußnote

Für niedergelassene Ärztinnen und Ärzte, die persönlich für den Schutz von Patientendaten haften, ist Datenschutz kein nachgelagertes Thema. Es ist eine Grundvoraussetzung für jede Dokumentationslösung. Noa Notes wurde von Jameda entwickelt – dem führenden Arztportal Deutschlands mit über zwölf Jahren Erfahrung im Gesundheitsmarkt. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern in Frankfurt und Rotterdam, vollständig innerhalb der EU.

Die Lösung ist DSGVO-konform und nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Alle Daten werden mit 256-Bit-Verschlüsselung übertragen. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist standardmäßig enthalten. Patientendaten werden nicht für Modelltraining verwendet – eine klare Abgrenzung, die gerade im Kontext sensibler Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO entscheidend ist. Die ärztliche Letztverantwortung bleibt dabei vollständig erhalten: Noa Notes erstellt Dokumentationsvorschläge, die vor der Übernahme in die Tomedo-Kartei geprüft und freigegeben werden. Die Entscheidung über den endgültigen Karteiinhalt liegt immer bei der behandelnden Ärztin oder dem behandelnden Arzt.

Noa Notes + Tomedo: Strukturierte Dokumentation ab dem ersten Gespräch

Noa Notes verbindet Echtzeit-Transkription mit der tiefsten verfügbaren Integrationsstufe für Tomedo. Das Ergebnis: Ihre Dokumentation ist fertig, bevor die nächste Patientin das Sprechzimmer betritt. Die Einrichtung dauert rund 45 Minuten und erfordert keine IT-Kenntnisse. Über 1.200 Ärztinnen und Ärzte nutzen Noa Notes bereits im täglichen Praxisbetrieb. Vereinbaren Sie jetzt eine kostenlose Demo und erleben Sie, wie sich 88 Minuten täglich zurückgewinnen lassen.

FAQ

Welches Connect-Level ist für Tomedo verfügbar?

Für Tomedo stehen alle drei Integrationsstufen zur Verfügung – bis hin zu Connect 3.0 mit automatischer Feld-Zuordnung. Bei dieser Stufe werden Anamnese, Befund, Diagnose und Therapieplan per Klick direkt in die entsprechenden Felder der Tomedo-Kartei übertragen. Der Zeitaufwand pro Patient liegt bei nur 2–5 Sekunden.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Das Onboarding für Noa Notes dauert rund 45 Minuten. Sie benötigen keine IT-Kenntnisse und keine zusätzliche Hardware. Die Einrichtung umfasst die Anbindung an Ihre Tomedo-Installation, die Konfiguration Ihrer sektionsspezifischen Vorlagen und eine kurze Einführung in den Dokumentationsablauf.

Werden Patientendaten auf deutschen Servern verarbeitet?

Ja. Die gesamte Datenverarbeitung erfolgt auf Servern in Frankfurt und Rotterdam – ausschließlich innerhalb der EU. Noa Notes ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert und DSGVO-konform. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist standardmäßig enthalten. Patientendaten werden nicht für Modelltraining verwendet.

Funktioniert die Echtzeit-Transkription auch bei medizinischem Fachvokabular?

Die Echtzeit-Transkription von Noa Notes ist auf medizinische Fachsprache ausgelegt und erkennt Terminologie verschiedener Fachrichtungen. Die sektionsspezifischen Vorlagen lassen sich individuell nach Fachgebiet und Konsultationstyp anpassen – von der Allgemeinmedizin über die Psychiatrie bis zur Pädiatrie. Da die Dokumentationspflicht je nach Fachrichtung unterschiedliche Anforderungen stellt, ist diese Anpassbarkeit ein wesentlicher Vorteil gegenüber einheitlichen Dokumentationsansätzen.