Wie können Sie gute MFA für Ihre Praxis finden?

Um eine gute MFA zu finden, ist es wichtig, Ihre Praxis als attraktive Arbeitgebermarke zu positionieren und dort sichtbar zu sein, wo Fachkräfte suchen. Denn der Markt hat sich gedreht: Heute können Sie als Ärztin oder Arzt nicht mehr aus einer Flut an Bewerbungen auswählen. Stattdessen entscheiden sich die Fachkräfte für das beste Gesamtpaket.

Medizinische Fachangestellte leisten weit mehr, als nur Termine zu vergeben. Sie sind das Gesicht Ihrer Praxis, koordinieren alle Behandlungsschritte und fungieren als erste Ansprechpartner sowie Vertrauensperson für Patienten. Wenn Vakanzen im Praxisteam bestehen, wird das unmittelbar spürbar: Die Abläufe geraten ins Stocken, die Arbeitsbelastung für alle anderen wächst.

Wie können Sie personelle Lücken schließen? Wie wird Ihre Praxis für MFA attraktiv? Eine durchdachte Strategie als Arbeitgeber, von der Online-Präsenz bis zur wertschätzenden Ansprache, schafft die Voraussetzungen dafür. In diesem Artikel finden Sie mehr Tipps dazu.

Inhaltsverzeichnis:

1. Gute MFA finden: Warum geht es nicht ohne digitale Präsenz?
2. Wie formulieren Sie eine Stellenanzeige, die gute MFA anzieht?
3. Worauf sollten Sie im Bewerbungsgespräch achten?
4. Wie hilft ein Probearbeitstag dabei, geeignete medizinische Fachangestellte zu finden?
5. Warum entscheidet die Einarbeitung darüber, ob eine neue MFA langfristig bleibt?
6. Welche Tipps erleichtern die Einarbeitung neuer MFA?
7. Fazit: Mit digitalen Tools die Mitarbeiterzufriedenheit steigern

Gute MFA finden: Warum geht es nicht ohne digitale Präsenz?

Interessierte MFA informieren sich heute fast immer zuerst online über Ihre Praxis, bevor sie eine Bewerbung auf den Weg bringen. Sicherlich haben Sie auch bereits die Erfahrung gemacht: Klassische Zeitungsanzeigen allein führen bei der Personalsuche kaum noch zum Ziel.

Vielmehr kommt es darauf an, auf verschiedenen, insbesondere digitalen Kanälen bei potenziellen Bewerberinnen und Bewerbern präsent zu sein. Das beginnt mit Ihrer Website und Ihrem jameda Profil und reicht bis hin zu sozialen Medien oder „Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter“-Programmen.

Passt der Online-Auftritt zu Ihrer Praxis?

In Zeiten des Fachkräftemangels ist die Personalgewinnung kein lästiges Übel, sondern ein zentraler Erfolgsfaktor für jede Praxis. Fragen Sie sich selbst, ob Ihr Online-Auftritt widerspiegelt, wie Sie als Arbeitgeber wahrgenommen werden möchten. Finden Bewerber dort Informationen zu Ihrem Team, zu Fortbildungen oder flexiblen Arbeitszeitmodellen?

Potenzielle Bewerberinnen und Bewerber achten sehr genau darauf, ob Prozesse am zukünftigen Arbeitsplatz gut organisiert sind. Tipp: Nutzen Sie Ihre digitale Sichtbarkeit als Schaufenster. Zeigen Sie, dass Sie technische Unterstützung wie Noa Notes für die automatisierte Dokumentation verwenden. Das signalisiert potenziellen neuen Mitarbeitern, dass Sie deren Zeit wertschätzen und moderne, digitale Lösungen gezielt nutzen.

Wie formulieren Sie eine Stellenanzeige, die gute MFA anzieht?

Eine erfolgreiche Stellenanzeige sollte klar, wertschätzend und vor allem konkret formuliert sein, statt in austauschbaren Floskeln zu verharren. Nennen Sie die tatsächlichen Aufgaben und zeigen Sie auf, welche Benefits Sie zusätzlich zum Gehalt bieten, etwa eine strukturierte Einarbeitung oder eine verlässliche Urlaubsplanung. Vermeiden Sie überzogene Wunschlisten an das Profil der Bewerber, die eher abschrecken als motivieren.

Ehrlich und transparent kommunizieren

MFA achten heute sensibel auf eine wertschätzende Sprache. Statt „maximale Belastbarkeit“ zu fordern, beschreiben Sie lieber ehrlich, wie sich der Alltag in Ihrer Praxis anfühlt und wie Sie Stressspitzen im Team abfangen. Eine klare Struktur in der Anzeige hilft den Bewerbern, sich ein echtes Bild von der Rolle zu machen.

Hier sind einige Punkte, die in Ihrer Ausschreibung nicht fehlen sollten:

• Ein kurzer Einblick in die Teamkonstellation.
• Konkrete Benefits wie Fortbildungsbudgets oder digitale Unterstützung.
• Ehrliche Anforderungen ohne unrealistische Erwartungen.
• Perspektiven für die persönliche Weiterentwicklung in der Praxis.

Worauf sollten Sie im Bewerbungsgespräch achten?

Im Bewerbungsgespräch sollten Sie nicht nur die fachlichen Qualifikationen der MFA prüfen, sondern gezielt nach deren Motivation und Teamfähigkeit fragen. Ein strukturierter Leitfaden hilft Ihnen dabei, den individuellen Arbeitsstil der Person kennenzulernen. Nutzen Sie Fragen nach konkreten Situationen, um ein Gefühl für die Belastbarkeit und die Werte der Bewerber zu bekommen.

Fähigkeiten durch Fragen überprüfen

Es ist oft verlockend, jemanden nur einzustellen, weil er oder sie sympathisch wirkt und man dringend Hilfe benötigt. Doch „nett“ allein reicht meistens nicht aus, wenn es nach ein paar Wochen fachlich hakt. Klären Sie daher schon im Vorfeld ab, welche Fähigkeiten unverzichtbar sind und was die betreffende Person noch lernen kann oder sollte.

Stellen Sie im Gespräch beispielsweise diese Fragen:

• Welche Tätigkeitsbereiche in der Praxis bereiten Ihnen die meiste Freude?
• Wie sind Sie in der Vergangenheit mit Situationen umgegangen, in denen es Ihnen zu viel wurde?
• Was hat Sie konkret dazu bewogen, sich bei uns zu bewerben?
• Wie stellen Sie sich die Zusammenarbeit mit den Ärzten und dem Team vor?

Wie hilft ein Probearbeitstag dabei, geeignete medizinische Fachangestellte zu finden?

Ein Probearbeitstag offenbart oft mehr über die Eignung von Bewerbern als mehrere Gesprächsrunden. Lassen Sie die Person typische Aufgaben wie die Patientenannahme oder die Arbeit mit dem Praxisverwaltungssystem übernehmen. So sehen Sie live, wie schnell neue Strukturen erfasst werden und wie die Kommunikation mit den Patienten sowie dem Team abläuft.

Wichtig ist, dass dieser Tag als faire Kennenlernphase kommuniziert wird. Geben Sie am Ende des Tages ein ehrliches Feedback und fordern Sie auch eines ein. Das verhindert, dass beide Seiten eine Zusammenarbeit beginnen, bei der das Bauchgefühl eigentlich „Nein“ sagt. Ein kleiner Testlauf an der Anmeldung oder am Telefon zeigt meist schnell, ob die Chemie stimmt.

Warum entscheidet die Einarbeitung darüber, ob eine neue MFA langfristig bleibt?

Die ersten Wochen in der Praxis haben großen Einfluss auf die Zufriedenheit und die Bindung des neuen Mitarbeiters. Ein strukturierter Einarbeitungsplan gibt Sicherheit und zeigt der Fachkraft, dass ihre Rolle ernst genommen wird. Wer neue Kollegen einfach nur „mitlaufen“ lässt, riskiert, dass diese sich überfordert fühlen und schnell wieder abspringen.

Nutzen Sie bereits die Zeit vor dem ersten Arbeitstag für das sogenannte Preboarding. Eine kurze Willkommens-E-Mail mit dem Teamfoto oder Hinweisen zum Dresscode baut Unsicherheiten ab. So sinkt zudem das Risiko, dass sich die MFA in der Zwischenzeit doch noch für ein anderes Angebot entscheidet.

Welche Tipps erleichtern die Einarbeitung neuer MFA?

Ein fester Ansprechpartner, also ein Pate aus dem Team, ist einer der effektivsten Tipps zur Einarbeitung. Diese Person steht für alle Fragen zur Verfügung, die im hektischen Alltag oft untergehen, und liefert wertvolle Informationen. Planen Sie für diese Patenfunktion bewusst Zeitfenster ein, damit die Einarbeitung nicht zur zusätzlichen Belastung wird.

Hilfreich für die Einarbeitung sind zudem diese Maßnahmen:

• Erstellen Sie einen Plan, welche Stationen in welcher Woche durchlaufen werden.
• Nutzen Sie Checklisten aus Ihrem Qualitätsmanagement als roten Faden.
• Integrieren Sie digitale Lernformate wie kurze Videos zu den wichtigsten Abläufen.
• Führen Sie regelmäßige Feedbackgespräche nach der ersten Woche, dem ersten Monat und nach drei Monaten.

Fragen Sie in diesen Gesprächen aktiv nach, wo noch Unsicherheiten bestehen und was die neue Kollegin braucht, um ihre Aufgaben gut zu erfüllen. Wenn Mitarbeiter spüren, dass Sie Zeit und Aufmerksamkeit investieren, wächst die Loyalität gegenüber der Praxis deutlich.

Fazit: Mit digitalen Tools die Mitarbeiterzufriedenheit steigern

Wenn MFA erleben, dass Prozesse in Ihrer Praxis optimiert und digitalisiert werden, steigt ihre Zufriedenheit, weil sie sich mehr auf die Arbeit am Menschen konzentrieren können.

Hier einige Beispiele dazu:

• Digitale Lösungen wie eine Online-Terminvergabe oder eine KI-unterstützte, automatisierte Dokumentation entlasten das Team spürbar von Bürokratie.
• Überlastung entsteht oft nicht durch die Anzahl der Patienten, sondern durch schlechte Organisation. Ein strukturierter Online-Kalender verhindert beispielsweise Doppelbuchungen.
• Tools wie Noa Notes für die automatisierte KI-Dokumentation sind ein Zeitgewinn für das gesamte Team.
• Investieren Sie in die Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter. Viele MFA möchten sich in Bereichen wie Datenschutz, Impfmanagement oder Praxismanagement spezialisieren. Wenn Sie diese Potenziale fördern, gewinnen Sie motivierte Fachkräfte, die Verantwortung übernehmen.